Otras formas de ser social: documentos compartidos

Muchas veces nos dejamos llevar por lo "obvio" (que, paradójicamente, rara vez lo es para los demás) y asumimos que Social Media son los básicos que todo el mundo conoce y dónde todo el mundo está (o parece que está, o dice que está) sumados a las mensajerías instantáneas (Whatsapp principalmente, Line apuntaba maneras pero después de sus últimas pifias en los experimentos publicitarios ya no lo tengo claro; de los nuevos jugadores no puedo hablar, no los he probado). Sin embargo en los tiempos que corren el mero hecho de intercambiar (fotos, vídeos, frases absurdas o, directamente, memes) se nos está quedando algo corto. E incluso plataformas como Slideshare (ideales como complemento a un perfil en LinkedIn, por ejemplo) también: ¿no echáis en falta muchas veces hacer una anotación o una corrección (siempre de buen rollo, claro) dentro del documento en cuestión?

Personalmente estoy en todas partes (literalmente, que tristeza) y, además, me comunico con mis grupos de amigos empleando mensajería instantánea desde mi móvil. En determinados grupos de Whatsapp propuse (porque yo soy así, de proponer tonterías) combinar la información compartida (con sus limitaciones, cada vez menos) con la creación de un documento compartido online donde volcar una especie de agenda común y todos aquellos datos relevantes de todos nosotros (con objeto de no tener que estar constantemente revisando cientos de mensajes para buscar tal o cual cosa, tal o cual convocatoria). Una pifia monumental por mi parte (eso me pasa por osado: pero me sirvió para darme cuenta, una vez más, que muchas veces los que vivimos enfrascados en esta tontuna endogámica de los medios sociales y los nuevos medios pecamos de soberbia pensando que "todos" deben conocer las mismas herramientas que nosotros: gran error, y lo peor es que, a veces, aplicamos ese pensamiento a nuestras estrategias). Y de aquellas lluvias, estos lodos.

El caso es que las posibilidades sociales de trabajar con documentos compartidos van mucho más allá del entorno laboral (ahí es mucho más evidente su utilidad). Pero, claro: hay que saber por dónde empezar. Lo básico: tu cuenta de GMail. Y a partir de ahí igual de sencillo: segundo: abrir tu Google Drive (¿hasta aquí bien?). Después haces clic en "Crear" (arriba a la izquierda), seleccionas el tipo de documento y listo (bueno, no, pero casi: luego ahondo en eso, dadme un par de párrafos). Una vez que guardas el documento creado puedes compartirlo (o no: recuerda que tu Drive también puede ser usado sólo como disco duro virtual): una operación que no podría ser más sencilla: seleccionas la privacidad del archivo, introduces la dirección de email del usuario o usuarios a quienes permites acceso (bien para ver, para anotar o para editar con libertad el documento) y punto.

Los usuarios seleccionados recibirán un sencillo email que incluye un enlace al documento (como el del pantallazo de un poco más abajo). Y todo listo para empezar a trastear en equipo. Y se puede trastear mucho: escribir artículos a cuatro manos en tiempo real, compartir y modificar las habituales "agendillas" en hoja de cálculo (vamos, confesad: todos hemos usado Excel para hacernos nuestros listados de contactos con esos campos tan habituales de nombre, email, teléfono, cumpleaños, observaciones... tan básico como útil) y esas cosillas.

(Lo prometido: dos párrafos después...) Pero, claro, eso es si queremos quedarnos en lo de siempre (ojo, que no es poco: la presentación, la hoja de cálculo, el formulario o el editor de textos). Si queremos jugar en las ligas de los mayores puedes conectar a Google Drive infinidad de aplicaciones: para editar vídeo, para hacer mapas mentales, para preparar mockups en equipo, para desarrollar proyectos creativos, editores de audio, programas de dibujo, CRMs básicos (bueno, y podría seguir, tanto para temas profesionales como de ocio)... A mí, por ejemplo, me encanta (conceptualmente) Realtime Board: mucho más que una pizarra multiuso colaborativa. Aunque claro, hay para todos los gustos.

Y ahora sólo queda conocer vuestra opinión al respecto: ¿os animáis a compartirla? También valen trucos y consejos (que siempre vienen bien) o experiencias propias en el uso de documentos compartidos.